Les 10 questions essentielles en promotion événementielle
- Un permis ou une certification sont-ils nécessaires pour réaliser un événement?
- L’emplacement respecte-t-il les critères des services d’urgence et le matériel est-il conforme aux règlements de sécurité contre les incendies?
- Comment prévoir un plan « pluie » en cas d’événement extérieur?
- Comment garantir des résultats?
- Est-ce qu’un délai suffisant est prévu pour les achats, les livraisons, la préparation et l’installation?
- Comment sécuriser le matériel à l’extérieur des heures d’ouverture?
- Comment planifier les besoins en électricité lors d’un événement?
- Comment gérer un budget fixe dans l’imprévu?
- Pourquoi exiger ou produire un plan des installations lors d’un événement?
- Pourquoi prévoir une trousse d’outils pour les imprévus?
Un permis ou une certification sont-ils nécessaires pour réaliser un événement?
Il n’est pas conseillé d’organiser des événements ou « stunts » urbains sans autorisation puisque des amendes pourraient vous être imposées. C’est pour cette raison qu’il n’est pas rare que nous concluions des ententes avec les stationnements, parcs ou terrains privés.
↑ Retour au haut de la pageL’emplacement respecte-t-il les critères des services d’urgence et le matériel est-il conforme aux règlements de sécurité contre les incendies?
Si vous utilisez des tentes extérieures, une certification du fabricant contre les incendies doit être conservée sur place. De plus, vos installations doivent toujours laisser un corridor libre pour le transport des véhicules d’urgence (habituellement 15 pieds ou plus).
↑ Retour au haut de la pageComment garantir des résultats?
Chaque activation doit prévoir des objectifs qualitatifs ou quantitatifs dès le début du projet. Connaissant les objectifs clients dès le départ, ils seront plus facilement atteignables.
↑ Retour au haut de la pageEst-ce qu’un délai suffisant est prévu pour les achats, les livraisons, la préparation et l’installation?
En production d’événements, il faut toujours prévoir plus de temps avec les fournisseurs. Idéalement, indiquez toujours la semaine précédente comme date limite de livraison ou de production du matériel (ou même la semaine d’avant si vous le pouvez).
↑ Retour au haut de la pageComment sécuriser le matériel à l’extérieur des heures d’ouverture?
Vos installations et votre matériel doivent être protégés ou surveillés la nuit ou lorsque vous n’êtes pas sur place. N’oubliez pas que les équipes d’entretien ménager, le personnel événementiel et le personnel d’opération peuvent avoir accès au site en tout temps. Se faire voler ou perdre du matériel pendant un événement peut mettre en péril son succès. Vous n’aurez pas le temps de vous réajuster.
↑ Retour au haut de la pageComment planifier les besoins en électricité lors d’un événement?
Il faut en principe prévoir une seule charge électrique par prise de 2 x 15 ampères. Utiliser une prise multiple n’est pas conseillé pour un événement, surtout avec l’utilisation d’ordinateurs, d’appareils d’éclairage, de réchauds ou de systèmes de son. Consultez un électricien pour faire approuver vos installations.
↑ Retour au haut de la pageComment gérer un budget fixe dans l’imprévu?
Des imprévus surviennent toujours, même au plus minutieux planificateur. Prévoir un budget de contingences d’environ 5 % à 10 % du budget global.
↑ Retour au haut de la pagePourquoi exiger ou produire un plan des installations lors d’un événement?
Pour ne pas avoir de mauvaises surprises lors de la prise de possession des lieux, une visite de repérage doit être effectuée et un plan des installations devrait être exigé, particulièrement si vous devez faire produire du matériel spécifique à l’événement (scène, bar, bannière, décoration, matériel de promotion, etc.).
↑ Retour au haut de la pagePourquoi prévoir une trousse d’outils pour les imprévus?
Une trousse « d’urgence » facilement accessible par le personnel événementiel devrait être laissée dans vos kiosques, comprenant au moins : attache autobloquante (tie wrap), clé Allen, corde, velcro, ruban adhésif et électrique, ciseaux, tournevis, clé anglaise, agrafeuse, élastiques, calculatrice, crayons, piquets, découpoir (« exacto »), pinces, sacs à ordures, etc.
↑ Retour au haut de la page
Comment prévoir un plan « pluie » en cas d’événement extérieur?
Idéalement, une agence de promotion doit proposer au client un plan principal extérieur et un plan secondaire en cas de pluie afin de réagir rapidement à la météo. Si les installations sont fixes lors de l’événement, il faut s’assurer de fournir un toit, d’utiliser une tente ou autre où les gens pourront rester à l’abri de la pluie et du froid.
↑ Retour au haut de la page