Les 10 questions essentielles en promotion événementielle


Un permis ou une certification sont-ils nécessaires pour réaliser un événement?

Il n’est pas conseillé d’organiser des événements ou « stunts » urbains sans autorisation puisque des amendes pourraient vous être imposées. C’est pour cette raison qu’il n’est pas rare que nous concluions des ententes avec les stationnements, parcs ou terrains privés.

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L’emplacement respecte-t-il les critères des services d’urgence et le matériel est-il conforme aux règlements de sécurité contre les incendies?

Si vous utilisez des tentes extérieures, une certification du fabricant contre les incendies doit être conservée sur place. De plus, vos installations doivent toujours laisser un corridor libre pour le transport des véhicules d’urgence (habituellement 15 pieds ou plus).

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Comment prévoir un plan « pluie » en cas d’événement extérieur?

Idéalement, une agence de promotion doit proposer au client un plan principal extérieur et un plan secondaire en cas de pluie afin de réagir rapidement à la météo. Si les installations sont fixes lors de l’événement, il faut s’assurer de fournir un toit, d’utiliser une tente ou autre où les gens pourront rester à l’abri de la pluie et du froid.

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Une formation spécifique pour le personnel est-elle à prévoir pour chaque événement?

N’oubliez pas que le personnel engagé (ambassadeurs de marque, agents de promotion, hôtes et hôtesses ou tout personnel événementiel) pour gérer et réaliser votre activité projette votre image de marque. Les clients ne feront pas de différence entre les deux. Promo-Staff offre toujours à ses employés une formation rémunérée avant l’événement ainsi que les outils nécessaires afin qu’ils soient professionnels et qu’ils vous représentent adéquatement.

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Est-ce qu’un délai suffisant est prévu pour les achats, les livraisons, la préparation et l’installation?

En production d’événements, il faut toujours prévoir plus de temps avec les fournisseurs. Idéalement, indiquez toujours la semaine précédente comme date limite de livraison ou de production du matériel (ou même la semaine d’avant si vous le pouvez).

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Comment sécuriser le matériel à l’extérieur des heures d’ouverture?

Vos installations et votre matériel doivent être protégés ou surveillés la nuit ou lorsque vous n’êtes pas sur place. N’oubliez pas que les équipes d’entretien ménager, le personnel événementiel et le personnel d’opération peuvent avoir accès au site en tout temps. Se faire voler ou perdre du matériel pendant un événement peut mettre en péril son succès. Vous n’aurez pas le temps de vous réajuster.

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Comment planifier les besoins en électricité lors d’un événement?

Il faut en principe prévoir une seule charge électrique par prise de 2 x 15 ampères. Utiliser une prise multiple n’est pas conseillé pour un événement, surtout avec l’utilisation d’ordinateurs, d’appareils d’éclairage, de réchauds ou de systèmes de son. Consultez un électricien pour faire approuver vos installations.

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Comment gérer un budget fixe dans l’imprévu?

Des imprévus surviennent toujours, même au plus minutieux planificateur. Prévoir un budget de contingences d’environ 5 % à 10 % du budget global.

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Pourquoi exiger ou produire un plan des installations lors d’un événement?

Pour ne pas avoir de mauvaises surprises lors de la prise de possession des lieux, une visite de repérage doit être effectuée et un plan des installations devrait être exigé, particulièrement si vous devez faire produire du matériel spécifique à l’événement (scène, bar, bannière, décoration, matériel de promotion, etc.).

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Pourquoi prévoir une trousse d’outils pour les imprévus?

Une trousse « d’urgence » facilement accessible par le personnel événementiel devrait être laissée dans vos kiosques, comprenant au moins : attache autobloquante (tie wrap), clé Allen, corde, velcro, ruban adhésif et électrique, ciseaux, tournevis, clé anglaise, agrafeuse, élastiques, calculatrice, crayons, piquets, découpoir (« exacto »), pinces, sacs à ordures, etc.

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Promo-Staff, fier collaborateur de SmartGiv. SmartGiv est le nouveau chef de file en gestion de cartes-cadeaux et de programmes de fidélité au Canada. SmartGiv propose des cartes-cadeaux à puce qui permettent aux commerçants et aux utilisateurs d'effectuer une transaction cinq fois plus rapidement qu'avec une carte magnétique et qui peuvent être associées à un programme de fidélité. Pour en savoir plus, visitez www.smartgiv.com